Su Blog.Pmi.It – (ultima revisione: 08/03/2014)

Time Tracking (individuale e non)

Nel Telelavoro (e non solo..!), da Freelance (e non solo..!), è imprescindibile essere provvisti di uno strumento di Time Tracking per tracciare, appunto, le ore lavorate (e da fatturare)..

Nella mia (quota di) attività come formatore mi capita sfortunatamente di rado di insegnare Outlook, che reputo la migliore applicazione che Microsoft – come sempre acquisendola da altri.. – abbia inserito in Ms. Office: nonostante gli apprezzabili tentativi di Evolution Ms. Outlook insiste ad essere il solo ed unico strumento della suite non sostituibile con alternative open (LibreOffice ed OpenOffice), neppure se preso standalone – se connesso con Ms. Exchange diventa proprio una “cannonata“..!

Ciò che gl’ιδιώται (la committenza, chi finanzia e in primis chi progetta i corsi) trascurano quando pensano ad Outlook – motivo per cui i corsi sono rari e spesso e volentieri troppo superficiali e spicci – è che tale applicazione non serve solamente a gestire la posta elettronica – altrimenti basterebbe Windows Mail (ex Outlook Express) od un qualsiasi altro client – ma a fare talmente tante altre cosucce in ufficio che, se usata in modo approfondito, potrebbe determinare significative riduzioni delle tempistiche di attività (tempo per compito).

Microsoft Outlook – Journal
Microsoft Outlook – Journal

Una di queste cosucce riguarda il tracciamento del tempo impiegato a svolgere una data attività, persino estemporanea o di breve durata.. Con Journal, infatti, chi usa Outlook può registrare i momenti di inizio e fine di una microattività semplicemente pigiando su dei pulsanti del tipo Start, Pause (e Stop), ottenendo la durata complessiva della stessa. Una funzionalità a dir poco banale, dunque..! Tanto banale che, come spesso capita, prelude a significativi benefici..

Journal, infatti, oltre al tracciamento quantitativo, permette di fare due fondamentali associazioni di tipo qualitativo: della data attività, corrispondente o meno ad una di quelle elencate nella Gestione Attività di Ms. Outlook, è possibile specificare la tipologia – il fatto che Outlook presenti fra le opzioni predefinite la “Telefonata” dovrebbe essere sufficientemente suggestivo del livello di tracciamento raggiungibile.. – e, soprattutto, il cliente per il quale essa viene svolta – che, a sua volta, può essere pescato fra i Contatti.. La conseguenza di queste associazioni è che, a fine mese – momento di preparare le fatture –, sarà possibile riportare che, per lo specifico cliente, saranno state svolte, ad esempio, 11 ore e 42 minuti di telefonate, 35 ore e 17 minuti di elaborazione documenti, 7 ore e 59 minuti di riunioni e così via, per ciascun cliente..

Tenendo presente che le registrazioni possono essere salvate anche manualmente a posteriori è, dunque, possibile, avere traccia delle tempistiche raggiunte per tutte le attività. Queste, infine, possono essere usate direttamente da chi ha effettuato le registrazioni oppure passate – come allegato email in assenza di Ms. Exchange.. – a chiunque debba elaborare la relativa fatturazione. Si tratti, quindi, di un individuo – ad es. un lavoratore autonomo, un libero professionista o semplicemente un freelance.. – o di un gruppo di lavoro, in una situazione co-localizzata come in una dispersa/remotizzata – o, banalmente, di un rapporto fra fornitore (esterno) e beneficiario di servizio.. – il tracciamento, al minimo dettaglio, sarà assicurato..

Senonché Journal offre una ulteriore possibilità, tipica dell’intregazione con le altre applicazioni di Ms. Office: l’associazione con singoli documenti, così da tracciarne totalmente in automatico l’elaborazione..

Insomma.. Un servizio completo, manuale, semi-assistito o completamente automatico per controllare la gestione economica non soltanto del proprio lavoro ma anche di quello altrui, ad esempio nel ruolo di project manager. Tanto che oserei dire che se Microsoft offrisse (gratuitamente) alle aziende una licenza di Ms. Exchange ogni TOT licenze di Ms. Outlook contrasterebbe significativamente le fughe verso applicazioni open.

Mio progetto di interfaccia grafica per applicazione  Web Based di Time Tracking (2005-2006)
Mio progetto di interfaccia grafica per applicazione Web based di Time Tracking (2005-2006)

Lo dimostra anche il fatto che dall’epoca – tali funzionalità di Ms. Outlook sono presenti da almeno una decade! – le soluzioni alternative, capaci di emulare il ruolo di Ms. Exchange nella condivisione, a livello organizzativo, del Time Tracking di Ms. Outlook sono andate accumulandosi, persino in funzionali quanto ancor più distribuite – a tutto vantaggio della gestione del Telelavoro dei Team Virtualivarianti online.

Una di queste è Toggl.com.

(altri articoli scritti da Davide Cappelli per Blog.Pmi.it)